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給學(xué)校的檔案柜“合理減肥”1

        一、對于一式多份的,復(fù)檔案,可予以必要的壓縮、合井、優(yōu)化在

        一所高校里,一份文件的“上行”與“下達(dá)”都有可能造成大量的重復(fù)。前一種情況如對于學(xué)校某一項(xiàng)指令的簡單呈報(bào),不同院系上交的可能都是內(nèi)容完全相同的一些意見;后一種情況像同一個(gè)主題,如《關(guān)于……的通知》這樣的文件,可能校宣傳部、校辦、校團(tuán)委等都會先后下達(dá),或者,一個(gè)單位先下發(fā),許多單位跟著轉(zhuǎn)發(fā)。這些內(nèi)容完全相同,只是供檔單位不同的檔案如同全部塞入檔案柜,無疑便會造成不必要的冗余。對于這類重復(fù)檔案,我們認(rèn)為只需存留一份,同時(shí)登記上提供同樣內(nèi)容的各供檔單位的信息便可以了。

         還有一種情況是同一份文檔不同“版本”之間的重復(fù)。這里指的主要是印件與定稿之間的重復(fù)。一份文件作為印件廣泛征求意見,可能最終又經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)改動(dòng)了一些字句、標(biāo)點(diǎn),于是便出現(xiàn)了新一個(gè)版本的印件:再經(jīng)格式、排版、字號等方面的改動(dòng),可能又會出現(xiàn)一個(gè)新版……如果我們對這個(gè)過程中形成的每一個(gè)“版本”都一一存檔案柜,便又會增加不必要的負(fù)擔(dān)。對于這種情況,我們認(rèn)為對各版本差別較大的可以每版存留,而對于僅僅只是字號、格式等方面的不同者,只保留一份最終形成的最完善本即可。